De druk op huisartsenpraktijken is de afgelopen jaren fors toegenomen. Vooral in de ochtenduren is het aantal telefoontjes nauwelijks te verwerken, wat leidt tot stress bij assistentes en frustratie bij patiënten. Bij Poort van Borne liep het aantal oproepen op tot ruim 250 per ochtend. In samenwerking met InventIT is een slimme, praktische oplossing geïmplementeerd; een AI-terugbelagent die rust brengt in de praktijk en assistentes weer regie geeft over hun werkdag.

Toenemende druk in de eerstelijnszorg

Elke ochtend start met een stortvloed aan telefoontjes. Spoedvragen, uitslagen, herhaalrecepten en algemene verzoeken komen tegelijk binnen. Assistentes moeten snel schakelen, terwijl ze ook baliewerk, administratie en patiëntcontact hebben. De werkdruk is hoog, en de kwaliteit van zorg komt onder druk te staan.

“We zagen dat onze assistentes steeds vaker moesten kiezen tussen snelheid en aandacht. Dat wringt, want je wilt elke patiënt goed helpen.” – Linda Bakker, praktijkmanager bij Poort van Borne

De oplossing: Terugbelverzoeken via een slimme AI telefonie-integratie

InventIT hielp de praktijk met het implementeren van een AI-terugbelagent binnen de bestaande telefonieomgeving van Enreach. Patiënten krijgen nu een extra optie in het keuzemenu:

“Heeft u een vraag die geen spoed heeft? Druk op 3 voor een terugbelverzoek.”

Deze keuze leidt tot een automatische notitie met naam, geboortedatum, telefoonnummer en reden van bellen. De assistente bepaalt zelf wanneer ze terugbelt, en kan zich vooraf voorbereiden. Zo ontstaat er meer rust en overzicht, zonder dat patiënten worden vergeten.

“Het mooie is: we houden zelf de regie. We zien wie er belt, waarom, en kunnen op een geschikt moment terugbellen. Dat werkt veel prettiger.” – Linda Bakker

De implementatie? Eenvoudig en effectief.

De oplossing werkt binnen de bestaande infrastructuur. Er was geen grote technische aanpassing nodig. InventIT begeleidde het proces stap voor stap, met aandacht voor gebruiksvriendelijkheid en duidelijke communicatie richting het team én de patiënten.

In het begin was het even wennen. Patiënten moesten leren dat ze niet direct iemand aan de lijn kregen en assistentes moesten vertrouwen op het systeem. Maar al snel bleek het systeem goed te werken.

“We merkten al na een paar dagen verschil. De ochtenddrukte werd overzichtelijker, en we konden patiënten beter helpen.” – Linda Bakker

Meer weten over de
AI-terugbelassistent?

Vul het formulier in en wij nemen zo snel mogelijk met je op.