Bestanden delen met externen via Teams wordt makkelijker

Home > Over InventIT > IT-inspiratie > Bestanden delen met externen via Teams wordt makkelijker

Werk je regelmatig samen met klanten, leveranciers of andere externe partijen? Dan herken je waarschijnlijk dat het delen van bestanden soms meer stappen vraagt dan nodig is. Een document mailen, een deelverzoek versturen of eerst handmatig rechten instellen kost tijd en haalt je uit je werkproces.

Microsoft brengt daar verandering in. Naar verwachting wordt eind november een nieuwe Teams-functionaliteit beschikbaar binnen alle Microsoft 365-omgevingen. Daarmee deel je bestanden rechtstreeks vanuit een Teams-chat met externe gebruikers, net zo eenvoudig als met collega's binnen je eigen organisatie.

Samenwerken wordt makkelijker

Met deze nieuwe functie kun je bestanden direct toevoegen aan een Teams-chat met externe contacten. Via het paperclipje of door een bestand naar het chatvenster te slepen deel je eenvoudig documenten, presentaties of andere bestanden.

Daardoor wordt samenwerken sneller en overzichtelijker. Je hoeft minder vaak uit te wijken naar e-mail of losse deelverzoeken, waardoor communicatie en documentuitwisseling op één plek samenkomen.

Een goed moment om je instellingen te controleren

Hoewel Microsoft het delen van bestanden makkelijker maakt, blijven de bestaande beveiligings-, deel- en toegangsinstellingen binnen Microsoft 365 gewoon leidend. De rechten en beleidsregels die zijn ingericht in Teams, OneDrive en SharePoint bepalen nog altijd wat gebruikers wel en niet kunnen delen met externe partijen.

Daarom is dit een mooi moment om te controleren of deze instellingen nog aansluiten bij de manier waarop jouw organisatie samenwerkt. Zijn de juiste rechten ingesteld? Sluiten de deelinstellingen aan op jullie werkwijze? En benut je de mogelijkheden van Microsoft 365 optimaal?

Zo profiteer je straks van het extra gebruiksgemak, terwijl je de controle houdt over wie toegang heeft tot welke informatie.