Stichting Vérian
Stabiele ICT in de zorg is onmisbaar
Naast de enorme druk die nu op de zorg ligt, ook een IT-systeem die plat ligt? Dat is toch worst-case scenario met de gigantische aantallen mutaties, de rondes die gemaakt moeten worden en dan hebben we het nog niet over de privacygevoelige gegevens. Bij Verian was een stabiele IT-omgeving die altijd beschikbaar is, naast de hoge kostenpost, een belangrijk doel.
Betaalbare IT
De IT was een enorme kostenpost die drukte op de begroting. Ze beschikten over een kant-en-klare cloudomgeving met een enorme overcapaciteit aan IT. De visie was duidelijk: IT moest weer simpel en intuïtief worden, waarbij de medewerker maximaal wordt gefaciliteerd. Maar dan wel (kosten)efficiënt met één aanspreekpunt.
Afstemmen op de gebruikers
Omdat er een nieuw systeem moest komen, is het belangrijk om dit systeem af te stemmen op de gebruikers. De uitdaging hierbij was om de uiteenlopende zorgfuncties die Vérian heeft te matchen met benodigde IT-faciliteiten. Na met verschillende medewerkers te hebben gesproken, maakten we de vertaling naar “IT 2.0”:
- Een nieuwe Private Cloud werkomgeving;
- Integratie van nieuwe applicaties;
- Omzetting naar VOiP-telefonie;
- Implementatie van Microsoft Office 365.
Bij de migratie is het belangrijk dat de gebruiker blij wordt van de nieuwe systemen en de voordelen direct ervaren. Je ontkomt er niet aan dat sommige wijzigingen als nadelig worden ervaren. Daarom is het essentieel dat medewerkers “nadelige” keuzes begrijpen.
IT 2.0
Voor zorgmedewerkers is het belangrijk dat zij altijd en overal kunnen werken. Daarom hebben we gekozen voor een Private Cloud. Medewerkers kunnen inloggen op één van de vele kantoren, bij een cliënt of vanuit huis: inloggen op de werkomgeving is altijd beveiligd, gecontroleerd en hetzelfde. Verschillende functieprofielen zorgen ervoor dat medewerkers alleen zien wat zij nodig hebben.
Om te zorgen voor een stabiele omgeving, die in de toekomst gemakkelijk op- en afgeschaald kan worden, is er gekozen voor meerdere virtuele servers. De servers zijn aan het werk in het streng beveiligde datacenter van Previder. De bestanden, profielen, en data worden dagelijks extern geback-upt op de online cloud oplossing van InventIT. De gehele omgeving wordt middels moment opnamen gekopieerd naar een private beschikbaarheidsoplossing. Daarnaas beschermt Kaspersky tegen ongewenste indringers, virussen, malware en overige ongewenste activiteiten. Dit alles om ervoor te zorgen dat de omgeving altijd werkt.
Met Microsoft 365 als cloudoplossing zorgen we voor een stabiele mailomgeving en kan ieder medewerker op ieder device de e-mail en agenda inzien. Ook wanneer ze geen inlog voor een werkomgeving nodig hebben.
Dan de telefonie. De mobiele telefoons waren end-of-life, abonnementen bleken te duur en de vaste telefonie was nog ouderwets ingericht. Stabiele telefonie was noodzakelijk, zodat medewerkers altijd bereikbaar zijn en apps altijd werken. Daarom is gekozen voor een VoIP-platform. Zowel de telefonie als de bijbehorende kosten zijn nu beheersbaar.
Migratie
Voor de migratie hebben we diverse maatregelen getroffen. Er is een veel gestelde vragenlijst verstuurd. Voor de omzetting hebben we de nieuwe werkomgeving naast de oude werkomgeving gezet. Mochten ze vastlopen, dan konden ze uitwijken naar de oude omgeving. Voor alle vragen hebben we het Vérian Service Punt ingericht. De vragen bleven uit; de migratie was een succes! Het eind van de week hebben we het oude icoontje weggehaald.
Ook de omzetting van de telefonie bracht de nodige uitdagingen met zich mee. Een complex systeem dat vervangen moest worden. Zonder dat er gesprekken gemist werden. Dankzij de nodige voorbereidingen was de uiteindelijke omzetting, een omzetting van luttele seconden zonder gemiste gesprekken. Daar zijn we uiteraard trots op!
De mobiele telefonie werd in samenspraak met T-Mobile gefaciliteerd. Met een MDM (device management tool) we alle nieuwe toestellen beheren. Alle medewerkers zijn goed bereikbaar en kunnen de zorg optimaal ondersteunen en registreren.